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O que é contabilidade digital e como ela está transformando o mercado contábil?

Tomar decisões mais embasadas e produzir mais em menos tempo, deixando mais tempo para a análise de dados do que para a execução de trabalhos repetitivos. Esses são apenas alguns dos benefícios da contabilidade digital, tendência crescente nas empresas brasileiras.

O que é DEFIS e para que serve? Saiba tudo sobre essa obrigação

Com o fim do Carnaval, muitas empresas brasileiras começam a aumentar o ritmo de trabalho no mês de março. Esse período marca também a época da entrega de uma série de obrigações para as empresas, como o DEFIS 2019. Porém, você sabe o que é o DEFIS?

Trata-se de uma obrigação acessória fundamental para a empresas brasileiras inscritas sob o Simples Nacional. Em 2019, o prazo final para entrega dessa declaração é o dia 31 de março. Portanto, fique atento para não deixar passar essa data. Antes, contudo, vamos conhecer mais detalhes sobre ela.

O que é DEFIS?

DEFIS é uma sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Esse documento foi instituído visando fazer com que as empresas comuniquem à Receita Federal dados econômicos e fiscais. A obrigação acessória é válida para aquelas companhias inscritas no Simples Nacional.
Entre as informações que devem ser apresentadas na entrega da DEFIS estão as seguintes:
  • Os ganhos de capital;
  • A quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração;
  • A quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração;
  • O valor do lucro contábil apurado, se a Microempresa ou a Empresa de Pequeno Porte mantiverem escrituração contábil e tenham percebido lucro superior ao limite estabelecido no Artigo 131 da Resolução CGSN 94, de 29/11/2011;
  • A identificação e o rendimento dos sócios;
  • O saldo em caixa no início e no final do período abrangido pela declaração;
  • O total de despesas no período abrangido pela declaração, considerando-se despesas operacionais, não operacionais, custos e salários;
  • A mudança de endereço do estabelecimento durante o período abrangido pela declaração.

Qual é a data limite da DEFIS 2019? Há punições por atraso na entrega?

Como já mencionamos, a data limite para a entrega da DEFIS 2019 é o dia 31 de março de 2019. O período abrangido pela declaração corresponde ao ano-calendário de 2018. Apesar de essa ser mais uma exigência às empresas brasileiras, nesse caso não há multa prevista caso a entrega do documento não seja feita dentro do prazo.
De acordo com o Artigo 66, da Resolução CGSN 94, de 29/11/2011, não há nenhum tipo de punição prevista para quem não entregar o documento. Contudo, isso não significa que essa obrigação acessória possa ser deixada em segundo plano sem que isso gere algum tipo de problema.
Todavia, só será possível gerar as apurações mensais dos períodos a partir de março de 2019 no sistema PGDAS-D se a DEFIS referente ao ano anterior tiver sido entregue. Portanto, para evitar dores de cabeça futuras, o melhor a se fazer é providenciar o envio do documento dentro do prazo estabelecido.
Vale lembrar que a DEFIS deve ser entregue diretamente por meio do site do Simples Nacional. Nesse caso, a empresa deve ter um certificado digital, um código de acesso ou uma procuração eletrônica. A regra vale mesmo para companhias que estejam inativas, portanto redobre a atenção.

Alguns cuidados extras no envio da DEFIS

Embora se comparada com outras obrigações o envio da DEFIS seja um procedimento relativamente simples, isso não significa que você possa preencher as informações requisitadas de forma desatenta. Um cuidado especial que deve ser tomado diz respeito aos rendimentos dos sócios, que devem ser separados do pró-labore.
Lembre-se que os lucros são isentos de impostos no Brasil, de forma que não há necessidade de pagar tributos sobre certos valores se você já fez isso na Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física. As empresas que utilizam softwares de gestão contábil têm a vantagem de ter todos os dados sempre à mão, o que agiliza ainda mais esse processo.
Se comparada com a obrigação atribuída às empresas que operam nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido, a DEFIS é um modelo de declaração muito mais simplificado, realmente facilitando a vida dos empreendedores de pequeno e médio porte. Por fim, observe ainda o teto de faturamento do Simples Nacional. Caso sua companhia o exceda, será preciso mudar de regime.

Declarações em situação especial: como elas funcionam?

Existem ainda algumas situações que são consideradas especiais pela Receita Federal, pois fogem às regras previstas anteriormente. Essa é uma exceção à regra e ela se aplica às empresas que em 2018 ou em 2019:
  • Foram extintas voluntariamente ou declararam falência;
  • Foram separadas, parcialmente ou totalmente;
  • Foram fusionadas a outro negócio;
  • Foram incorporadas a outra organização.
Em todos esses casos, o prazo limite de 31 de março de 2019 não se aplica. Por serem consideradas declarações de caráter especial, os empresários poderão enviar o documento à Receita Federal em qualquer época do ano – a contar a partir de 1º de abril de 2019.
Para fazer isso não é preciso modificar quase nada na sua DEFIS. Ao acessar o sistema para fazer a transmissão do documento, note que a opção “Situação Especial” será automaticamente selecionada. O envio da DEFIS em Situação Especial bloqueia automaticamente a emissão do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Use um software de gestão contábil para facilitar a sua vida

A automatização dos processos financeiros e contábeis na sua empresa é o melhor caminho para que você tenha sempre à mão as informações e o os documentos que precisa na hora de gerar declarações e quitar as obrigações requeridas pela Receita Federal.
Soluções como o Sage Gestão Contábil, uma das mais completas ferramentas para escritórios de Contabilidade, são perfeitas tanto para grandes quanto para médias e pequenas empresas. Isso porque o serviço tem valor de mensalidade acessível, alcançando mais de 20 mil escritórios em todo o país atualmente.
Funcionando completamente online, sua empresa poderá acessar informações financeiras a partir de qualquer lugar. Com uma interface simples e bastante objetiva, em pouco tempo será possível automatizar processos de recebimentos e pagamentos.
Para todos os clientes, o suporte digital para tirar dúvidas sobre o uso do sistemas está incluso. Torne a sua empresa mais ágil e tire de letra o preenchimento de obrigações como a DEFIS 2019.

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