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Novos Sistemas Redesim diminuem o tempo de abertura das empresas

Brasília -  Já está disponível, no portal da Rede Nacional para Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim), uma consulta à base  do Cadastro Nacional  de Pessoa Jurídica (CNPJ)  que pode ser feita por nome empresarial, nome fantasia, UF e situação cadastral.

Como organizar notas fiscais com eficiência?

A nota fiscal é um dos documentos que fazem parte da base dos registros contábeis de uma empresa. Portanto para que elas não sofram com a ação do tempo, é mais do que necessário saber como organizar as notas fiscais, sejam elas impressas ou eletrônicas.

No caso das impressas, as informações principais devem estar impreterivelmente legíveis, livres de quaisquer rasuras, estando disponíveis de maneira clara e objetiva. A armazenagem correta das notas fiscais demonstra zelo e organização. E o objetivo do nosso post de hoje é explicar como você e o seu contador podem organizar de maneira prática e com segurança as notas fiscais da sua empresa.

Notas Fiscais impressas x Notas Fiscais Eletrônicas

A nota fiscal impressa reúne todas as informações a respeito do serviço prestado, como valores, retenção de impostos e a descrição de serviços prestados. Até 2018 elas continuavam sendo amplamente usadas no Brasil, mas a tendência é que a partir de agora o número de emissões dessa espécie diminua.
Já a nota fiscal eletrônica ou digital (NF-e) armazena as mesmas informações, mas de forma eletrônica. O documento tem a mesma validade jurídica que as notas impressas. Com a sua implantação, a ideia foi substituir as notas impressas ao longo dos anos, possibilitando um acompanhamento real, evitando o desgaste ao longo do tempo e o desperdício de papel.>
No entanto, é preciso ficar atento ao cumprimento da legislação tributária: o arquivo da nota fiscal eletrônica deve ser disponibilizado em XML pelo emissor. Caso isso não ocorra, a empresa fica sujeita à multa. Nessa forma de armazenagem os seus funcionários ganham produtividade, pois é muito mais fácil localizar um arquivo eletrônico do que um arquivo físico.

Como armazenar as suas notas

Quando falamos de um volume pequeno de notas fiscais, fica mais fácil manter tudo organizado. Contudo, ao longo dos anos, elas podem se acumular em um volume imenso, tornando a vida das empresas menos organizadas um verdadeiro caos caso seja preciso encontrar uma delas. A legislação brasileira obriga as empresas a manterem as notas por um período mínimo de 5 anos, a contar da data de emissão.

Armazenando notas fiscais impressas

Embora elas estejam “saindo de linha”, ainda existem muitas empresas que emitem notas fiscais impressas. Além disso, o simples fato de que elas devem ser guardadas durante pelo menos cinco anos indica ainda que mesmo nas empresas que já trabalham com notas eletrônicas possivelmente ainda há muitas notas impressas que terão que ficar guardadas por um bom tempo.
O armazenamento pode ser realizado em caixas, identificadas por mês, e depois colocadas separadas em um armário. Como o armazenamento deve ser mantido por 5 anos, após esse período elas podem ser encaminhadas para o arquivo morto. Certifique-se de guarda-las em um local com boa ventilação e que não esteja sujeito à umidade, pois há risco de que os documentos se deteriorem.
A organização inicial das notas fiscais é fundamental, pois caso não exista uma identificação correta logo no início são grandes as chances de que você perca o controle com o passar do tempo. Portanto, certifique-se de dedicar um tempo todos os meses para manter a correta organização do conteúdo.

Armazenando notas fiscais eletrônicas

Mesmo estando em formato digital esse tipo de nota também deve ser armazenado por cinco anos, guardando o arquivo gerado e garantindo a sua integridade. Os arquivos de nota fiscal eletrônica devem ser guardados nos formatos XML. Centralize as suas notas em um único lugar, de maneira segura, por meio de um banco de dados em um sistema de gerenciamento, e fazendo backup.
Muitos dos sistemas de gestão financeira, como o Sage Business Cloud, contam com recursos de armazenamento das notas fiscais de forma automática. Isso certamente facilita a sua vida, gerando menos custos e preocupação com o armazenamento em si, uma vez que a centralização dos XML em um só lugar agiliza os processos.
Todas as empresas que contribuem para o ICMS são obrigadas a manter o arquivo XML de suas notas fiscais. O destinatário do contribuinte do ICMS também tem essa obrigação. A perda de um arquivo XML ou a não apresentação quando solicitado pelos órgãos governamentais pode implicar em multas de até R$ 1 mil por arquivo não encontrado. Por isso, é melhor não correr riscos e garantir que tudo esteja em dia.
Mais detalhes sobre a legislação inerente a esse tópico podem ser vistos na Cláusula Décima do Ajuste SINIEF 07/2005.

Benefícios gerados pelas notas fiscais organizadas

A organização das notas fiscais possibilita um compartilhamento mais eficaz das informações e reduz o custo no controle das notas, principalmente no caso das eletrônicas, já que o processo passa a ser informatizado e automatizado.
Manter um arquivo organizado também diminui a possibilidade de sonegação, facilita o trabalho no momento em que a empresa precisa repassar informações para a auditoria e o cruzamento eletrônico de dados passa a ser eficaz. Além disso, proporciona agilidade no acesso à informação, já que a busca é facilitada para organização das notas.
A empresa precisa ter um sistema de contabilidade para converter o arquivo em um formato especifico de acordo com a legislação vigente. Lembrando que é obrigatório fazer a emissão da nota fiscal de maneira física ou virtual podendo o estabelecimento ser multado caso não cumpra a legislação.
A partir dos próximos anos, a tendência é que todas as notas fiscais passem a ser digitais. Isso deve diminuir as preocupação com os arquivos físicos no médio e no longo prazo. Porém, será necessário fazer investimentos em tecnologia e em sistemas adequados para que a sua empresa não corra o risco de perder os backups e arquivos digitais gravados. E se você tem um serviço como o Sage NF-e, tudo fica organizado e prático para ganhar produtividade e reduzir custos.
E então, como é o processo de guarda de notas fiscais dentro da sua empresa? Conte-nos quais são as estratégias adotadas pela sua companhia e contribua com as nossas dicas!

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