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Fluxo de Caixa: Guia definitivo para a sua empresa

Fluxo de Caixa é uma das principais ferramentas de auxílio para a sobrevivência e gestão das empresas, em especial das pequenas empresas que tem grande dificuldade em se manter firme no mercado.

Um estudo realizado pelo Sebrae em Outubro de 2016 apontou que um dos principais fatores que contribuem para a mortalidade das empresas com menos de 5 anos é o não acompanhamento de receitas e despesas.
Muitas vezes a falta de conhecimento e a não preocupação em realizar um acompanhamento rigoroso das finanças leva os empreendedores a se endividarem, ou em casos mais extremos ter que fechar as portas.
Neste texto queremos esclarecer as dúvidas acerca do Fluxo de Caixa apresentando a você empresário as melhores ferramentas para a realização de um fluxo de caixa eficiente que contribua na gestão financeira do seu negócio.
Figura Planilha Gratuita Fluxo de Caixa

Mas afinal o que é um Fluxo de Caixa? E qual a sua importância?

O Fluxo de caixa é o conhecimento de todos os valores referentes as receitas e despesas da empresa num determinado período de tempo, ou seja, é o conhecimento de todo o dinheiro que entra e sai de sua empresa.
Tal processo se faz necessário para que os responsáveis tenham bem claro o andamento de seu negócio e possibilita uma maior segurança na tomada de decisões e gestão da empresa.
Sua importância se dá também à medida que o acompanhamento das despesas possibilita uma análise cuidadosa da vida financeira de seu negócio e para a realização de possíveis cortes e/ou investimentos.
É muito comum que se confunda Fluxo de Caixa com orçamento, contudo, por mais que os termos estejam interligados eles se diferenciam pela sua finalidade de ação.
O Fluxo de Caixa é um acompanhamento financeiro que possibilita a partir de análises do dinheiro que entra e sai da empresa a criação de orçamentos para as tomadas de decisões e ações de sua empresa.
Entenda mais sobre o que é e qual a importância do fluxo de caixa para a sua empresa neste post do nosso blog.

De que forma se realiza um fluxo de Caixa?

Abaixo, temos um vídeo onde a equipe da Soften Sistemas explica rapidamente sobre Fluxo de Caixa.
Não existe um padrão para a formulação e montagem de um bom fluxo de caixa, neste tópico vamos apontar as ferramentas mais comuns:
  1. A primeira fórmula é o chamado Livro Caixa, no qual deve ser realizado o preenchimento manual dos dados financeiros de entradas e saídas, contudo, esta não é uma ferramenta muita segura e passível de muitas falhas, além é claro de demandar muito tempo para realização;
  2. Com o advento da informática e o surgimento da automatização de processos administrativos, surgiram as Planilhas de Fluxo de Caixa que são de preenchimento também manual e demanda um conhecimento de fórmulas. As planilhas garantem uma melhor análise dos dados, contudo demanda um certo tempo para a realização;
  3. Por último e mais recente surgiram os softwares de gestão administrativa conhecidos como ERP (Planejamento de Recursos da Empresa) que permitem uma integração de dados da empresa e um acompanhamento mais rigoroso da movimentação financeira.
    Os sistemas de gestão também garantem agilidade e precisão na realização do Fluxo de Caixa o que facilita no dia a dia da empresa e na tomada de decisões da mesma.

Quais os pontos cruciais de um bom Fluxo de Caixa?

Alguns pontos são de extrema importância para que o seu Fluxo de Caixa seja o mais completo possível e possa lhe oferecer informações fidedignas da vida financeira de sua empresa.

Mantenha o Fluxo de Caixa atualizado

Um bom Fluxo de Caixa deve ser atualizado diariamente ou semanalmenteque é o que garantirá que ele possa exercer seu papel de criar cenários econômicos favoráveis para que se determine o orçamento para as operações futuras da empresa.
A atualização constante garantirá dados em tempo real do setor financeiro da sua empresa e facilitará o papel dos gestores e responsáveis da empresa uma vez que eles tem em suas mãos dados certeiros dos caminhos que o negócio vêm tomando.

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Conheça o Fluxo de Caixa
É de extrema importância que o Fluxo de Caixa consiga manter uma diferença razoável de valor entre as entradas e as saídas da empresa isto mostrará que as ações comerciais estão lhe rendendo lucro.
A empresa pode criar também um “fundo de segurança”, ou seja uma reserva de dinheiro que possa manter a empresa no mínimo por dois anos o que lhe dará segurança nas tomadas de decisões uma vez que se caso haver alguma baixa nas vendas e no faturamento a empresa conseguirá se manter de pé.

Tenha bem claro na sua mente os gastos e possibilidades da sua empresa

Três pontos são essenciais para que fique claro as despesas de sua empresa no fluxo e caixa e dessa forma as possibilidades de crescimento da sua empresa:
  1. É essencial que se realize a organização das contas da empresa para que esteja bem claro o que deve ser pago e os seus valores, coloque em pauta até mesmo os gastos considerados “pequenos” e inofensivos.
  2. Tenha claro o saldo inicial da sua empresa para que em uma possível análise comparativa fique visível os números de crescimento da empresa através do seu lucro.
  3. Divida as suas entradas e saídas em categorias, esta pode parecer para muitos uma tarefa desnecessária, contudo, é de extrema importância para quem quer ter um panorama completo e específico de onde vêm e para onde vai o seu dinheiro.
    Especifique se é um pagamento à vista, a prazo, no cartão, deixe claro prazos e condições de pagamento, divida por grupos de gastos como fixos ou variáveis entre outras categorias.
Todos esses três pontos citados acima garantirão um conhecimento cada vez mais completo de sua empresa, além de conceder um bom pano de fundo para as tomadas de decisões acerca dos investimentos e também para um possível corte de gastos, entre tantas outras decisões financeiras.
Neste artigo do Wikipedia é explicado o que é o Fluxo de Caixa e quais benefícios têm as empresas que se utilizam dessa ferramenta de acompanhamento da saúde financeira dos negócios.

Esteja atento à gastos variáveis

Para gastos variáveis como conta de luz, telefone, internet, impostos entre outros que apresentam variações nos valores é necessário que se faça uma projeção e dessa forma lançá-los nos seu fluxo de caixa como contas a pagar.
Conhecer uma possível variação de valores e aumentos dessas despesas é de extrema importância para que o seu fluxo de caixa tenha informações mais precisas possíveis.
Automatização Fluxo de Caixa

Quais os principais erros?

Para um fluxo de caixa eficiente é necessário que o empreendedor tenha em mente que algumas informações e hábitos devem ser excluídos do processo.

Não atualizar o Fluxo de Caixa

Primeiro, a não atualização frequente do fluxo de caixa pode trazer uma série de complicações contábeis e esse é um dos principais erros das PME’s (Pequenas e Médias Empresas). Essa não atualização resulta na inconsistência das informações do seu fluxo.

Não categorizar as entradas e saídas

Realizar lançamentos não categorizados é um erro frequente e este pode até nem ser classificado como erro mas como uma falha, uma vez que não categorizando os lançamentos de entradas e saídas não será possível uma análise precisa do que traz lucro e o que causa muitos gastos, por exemplo.

Fazer contas com dinheiro que ainda não entrou

Nunca conte com dinheiro que ainda não entrou, ou seja, lançamentos futuros não devem ser contados nas entradas da empresa para realização de qualquer operação, seja ela pagamento de contas ou investimentos, pois, caso ocorra algum problema e esse dinheiro não entre isso lhe trará problemas sérios.

Previsão de lucros exageradas

Na previsão de faturamento nunca exagere nos dados, pois esse também é um problema frequente, seja realista nesta previsão para que você não corra o risco de gastar além da conta e não ter dinheiro para cobrir as despesas da empresa. Na linguagem popular: Tenha os pés no chão!
Leia o nosso texto sobre os erros mais comuns no Fluxo de Caixa e entenda melhor por que eles podem prejudicar a vida financeira de sua empresa.

Montando um Fluxo de Caixa

Para tentar clarificar o processo de fluxo de caixa e a montagem e acompanhamento do mesmo, vamos montar um exemplo que possa facilitar sua vida. Esta planilha que vamos usar está disponível no nosso blog para download gratuito:
fluxo de caixa
Basicamente, perceba que a planilha vem organizada com as entradas e saídas sendo inseridas mensalmente.
Uma dica é que seja realizada uma planilha de fluxo de caixa semestral, pois no final do período é interessante que seja realizado um balanço para que se tenha uma visão de lucros, se houve algum mês de baixa e/ou de alta de vendas e faturamento entre tantos outros dados comerciais.
Outro ponto para se ter atenção é que na categoria dos meses apresentamos duas categorias: Projeção e Realizados, ou seja, você pode criar projeções e quando realizar a venda ou o pagamento da despesa atualizar o valor em Realizados.
Projeção e Realizados
Isso lhe permitirá acompanhar com rigorosidade como anda o processo de faturamento e de quitação das despesas de sua empresa.
Por exemplo, se você projetar um valor “X” de vendas e ele vier muito abaixo do esperado isso te chamará a atenção para analisar os processos comerciais.
No caso das despesas é interessante acompanhar se não houve aumento no pagamento de despesas muito além do previsto anteriormente.
Temos categorizado três tipos de entradas, o valor de vendas e o contas a receber e outras despesas, mas se caso a sua empresa tiver mais alguma entrada além destas crie uma nova categoria e deixe especificado na planilha para que você possa ter uma noção do quanto essa entrada é rentável para sua empresa.
entradas
Na parte de despesas/saídas deixe bem categorizado o que você precisará pagar, a projeção de valores e o que pagou, como dito anteriormente isso lhe ajuda numa análise posterior do andamento da empresa.
saidas
Nessa planilha que nós disponibilizamos gratuitamente, assim que você inserir um valor de entrada ele será somado no valor final do caixa, assim como as despesas que já diminuirá o valor do seu caixa final.
A planilha também já insere nos campo dos meses seguintes o valor em caixa a partir do saldo final do mês anterior. Qualquer tipo de empréstimo não é contado como caixa para os próximos meses por que ele é um valor que depois sairá do seu caixa nos meses seguintes.
Totais
Por essas imagens é possível perceber que Fluxo de Caixa lhe dá um panorama total de como está o andamento financeiro de sua empresa, o que lhe tem causado gasto e o que tem lhe trazido lucro.
Todo esse processo tende a facilitar o dia a dia e as análises da empresa como faturamento, despesas e outras questões acessórias da vida financeira.
Contudo, perceba que a planilha as vezes pode lhe tomar um certo tempo para inserir os dados por mais que os dados sejam mensais, é de extrema importância que a atualização seja no mínimo semanal.
Figura Planilha Gratuita Fluxo de Caixa
O Sebrae também apresenta uma série de materiais que tendem a facilitar a vida do pequeno e médio empreendedor brasileiro, acesse este artigo em que eles apresentam dicas para a realização do Fluxo de Caixa.
Veja também o Estudo do Sebrae de outubro de 2016 sobre a Sobrevivência das Empresas no Brasil.

Por que automatizar o meu Fluxo de Caixa?

Como mostramos acima o uso de planilha pode tornar o dia a dia de sua empresa um pouco complicado e tomar um certo tempo que os empresários não podem perder nos dias de hoje.
Atualmente tem se tornado cada vez mais necessário soluções que facilitem e agilizem o processo comercial e o controle financeiro das empresas.
Como dito anteriormente a ferramenta mais recente no mercado e com maior eficiência em auxílio na gestão dos negócios são os softwares de gestão fiscal e gerencial ERP que trabalham integrando dados das áreas fiscais, comercial e financeiro auxiliando na gestão empresarial.
Um software de gestão alimentará o seu fluxo de caixa a partir da emissão de notas, dos pedidos de venda e baixa de estoque já realizando todo o processo de preenchimento, o único trabalho que terá é de alimentar as despesas de sua empresa.
Despesas fixas podem ser colocadas como padrões, por exemplo, aluguéis, salários e outros valores que não são variáveis mensalmente. Já as despesas variáveis como luz, água entre outras podem ser colocadas com um valor médio e ser atualizado no momento do lançamento.
Além de todas essas facilidades técnicas no processo de Fluxo de Caixa que um sistema de gestão empresarial pode trazer, temos alguns pontos positivos do âmbito econômico e de organização:
  • A automatização do Fluxo de Caixa lhe trará uma economia de tempo e de recursos humanos, uma vez que o processo se torna mais rápido por que a maioria deles segue um padrão e não se faz necessário que um de seus colaboradores fique focado somente no Fluxo de Caixa;
  • É realizado um alinhamento dos processos de pagamentos e recebimentos, uma vez que o sistema de gestão traz um cruzamento de dados entre as diversas áreas da empresa, reduzindo os riscos de erros nos processos de entradas e de saídas, não ficando nada para trás;
  • Com o sistema fica mais fácil identificar os inadimplentes e realizar processos de cobranças, assim como identificar as maiores despesas e controlá-las no dia a dia da empresa;
  • Tudo isso também possibilita um controle e conhecimento apurado de onde dinheiro vem e para onde está indo;
  • Você consegue identificar os seus clientes mais fiéis e rentáveis, produtos com maior e menor giro, entre outras informações comerciais que lhe possibilita pensar na criação de estratégias de investimentos, promoções, cortes de gastos, políticas de preços diferenciados entre outras;
  • Com um sistema de gestão é mais fácil identificar tempos de sazonalidade, onde há baixas de vendas e também meses de alta em que se pode investir e crescer;
  • É possível realizar um acompanhamento rigoroso das despesasidentificando possíveis cortes e/ou substituições, controle de estoque apurado para criação de políticas de compras, trocas de fornecedores e redução de produtos com menor saída.
Todos esses dados são possíveis por meio de relatórios que os sistemas disponibilizam para o empresário de forma que ele consegue acompanhar cada particularidade de sua empresa.
Além de tudo esses dados lhe auxiliarão no processo de tomada de decisões dos gestores que conhecendo o andamento financeiro de seus negócios saberão os momentos certos de investir e os de “colocar o pé no freio”.
Acesse este artigo no nosso blog e veja as 6 maiores vantagens de automatizar o seu fluxo de caixa.
Fluxo de Caixa

Busque uma solução completa e descomplique o dia a dia de sua empresa

Todo esse material tem um único objetivo: auxiliar você empresário na gestão da vida financeira de sua empresa de forma que encontre maior tranquilidade para trabalhar e projetar o crescimento de seu negócio.
Na busca por soluções que facilitem o processo de Fluxo de Caixa priorize aquela que se preocupa em ir além de apenas lhe vender um produto.
Escolha uma empresa que lhe ofereça um serviço de qualidade, ajudando na “hora do sufoco” com um suporte preparado para tirar suas dúvidas e é claro sem que isso pese no seu bolso.
Soften Sistemas é um empresa que há anos no mercado vêm trabalhando para oferecer aos seus clientes serviço de qualidade, atendimento personalizado, suporte VIP e tudo isso acessível a todas as empresas.
Os softwares de gestão da Soften tem funções específicas de integração dos dados fiscais, comerciais e financeiros do seu negócio garantindo uma gestão de qualidade e livre de preocupações.
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Procure-nos ainda hoje e saiba mais sobre os nossos pacotes e serviços, e se você gostou desse artigo acompanhe nosso blog e leia textos preparados para te auxiliar na gestão fiscal, contábil, administrativa e financeira de sua empresa.
Entre em contato conosco pelo site: www.softensistemas.com.br

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